Requisitos de una factura
Todos tiramos las facturas una vez las recibimos, pero para quienes trabajan por su cuenta o son emprendedores, son absolutamente necesarias. Tampoco deberías tirarlas, ya que pueden tener beneficios como la devolución de un objeto defectuoso, la reclamación de un servicio o conservar los datos de contacto del vendedor.
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¿Qué es una factura?
Una factura es un documento comercial que detalla la venta de bienes o servicios entre un vendedor y un comprador. Es un registro legalmente válido de la transacción y establece la obligación de pago por parte del comprador.
¿Quién debe hacer facturas?
Todo empresario o autónomo está obligado a realizar facturas por la venta de servicios o bienes. También son necesarias para anticipos, excepto en ventas intracomunitarias de bienes exentos.
Requisitos generales de las facturas electrónicas
Si como autónomo quieres elaborar una factura electrónica, por su comodidad y facilidad de envío y recepción, debes tener presente que necesita de los mismos requisitos de las facturas tradicionales. Entre los requisitos generales de una factura electrónica tenemos:
- Número y, en su caso, serie de la factura: La numeración y la serie a la que pertenece debe ser correlativa.
- Fecha de expedición.
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto de quien emite la factura como del receptor de los bienes o servicios.
- Número Fiscal del emisor, y en ocasiones del receptor.
- Dirección de domicilio del emisor y del receptor.
- Descripción de las operaciones. Debes consignar el precio unitario de las operaciones, así como cualquier descuento que no está incluido en el precio unitario.
- Tipo o tipos impositivos aplicados a las operaciones.
- Cuota tributaria consignada por separado.
- Fecha prestación del servicio si esta es diferente a la de expedición.
- Si la operación está exenta de IVA, debes hacer referencia a que el articulo o servicio cuentan con tal exención.
Además, debe garantizarse:
- Legibilidad de la factura: en el caso de facturas electrónicas esto significa que el programa informático que la crea y recibe debe ser capaz de leerla y crearla con facilidad.
- Autenticidad: se debe garantizar la identidad de quien emite la factura y del responsable de prestar el servicio, en ocasiones pueden ser la misma persona.
- La integridad del contenido de la factura: debes garantizar que el contenido no ha sido modificado, puedes garantizarlo con firmas electrónicas.
Requisitos para el receptor de una factura
Quien recibe la factura debe contar con el software adecuado para visualizar y validar las facturas. Una factura electrónica puede presentarse en diferentes formatos (pdf, xml, html, jpeg, etc.).
Debe garantizar la legibilidad de la factura en su formato original, no puede ser modificada a ningún otro formato, esto con el fin de garantizar su integridad.
También es necesario que almacene todas las facturas digitales recibidas.
Requisitos para el emisor de la factura
El emisor requiere del consentimiento del receptor para poder emplear facturas electrónicas, ambos deben ponerse de acuerdo en el formato y medio de envío a emplear.
Debe garantizar la autenticidad de su identidad y la integridad de la factura, esto se logra con firmas electrónicas.
Almacenar las facturas digitales tal y como fueron enviadas, incluyendo la factura y firma electrónica de la misma. El tiempo variará según el funcionamiento de los organismos tributarios de cada país.